Yükleme talimatı her anlamda değerli bir belgedir.Yükleyici ile malı taşıyan arasındaki taşıma sözleşmesinin başlangıcıdır. Bu talimat mutlaka ilgili malı ihraç eden şirketin antetli kağıdına yazılmalı, firmanın kaşe ve imzası mutlaka üzerinde bulunmalıdır.

Yükleme talimatı taşımacı acenteye ulaştıktan sonra, temel değişiklikler gerekirse (örneğin alıcı ve mal cinsi değişikliği vb), talimatlar mutlaka değişikliklere göre yeniden düzenlenmeli ve acenteye ulaştırılmalıdır.

YÜKLEME TALİMATINDA BULUNMASI ZORUNLU OLAN BİLGİLER VE AÇIKLAMALARI;

1- YÜKLEYİCİ; Malın ihracatçısı bilgileri bu bölüme ünvan ve adresi ile birlikte yazılmalıdır.Gümrük Kanunu’na göre, bu bölüme ihracat beyannamesinde gönderici olarak, kayıtlı firma bilgisi yazılmalıdır.

2- ALICI; Malın ulaşacağı yerde alıcısı durumunda olan firma ünvan, adres, telefon, faks benzeri bilgiler bu bölüme yazılmalıdır. Bilinmelidir ki, bu bölüme yazılan firma, malı teslim alma yetkisine sahip olacaktır. Mal kime teslim edilecekse, bu bölüme o firma yazılmalıdır.

3- İHBAR ADRESİ; Bu bölüme bilgileri / ünvanları yazılacak olan firma veya kişiler, sadece malın ihbar edilmesi içindir. Bu firma veya kişi malın alıcısı niyetiyle bu bolüme yazılmamalıdır.Verilecek unvan, adres, telefon ve faks numaraları tam eksiksiz olmalıdır. Aksi durumda gerekli ihbar yapılamaz ve malın geç çekilmesine, gereksiz masrafların oluşmasına neden olabilir.

4- TAHLİYE LİMANI; Malın ulaşması istenen tahliye limanı mutlaka belirtilmek zorundadır. Tahliye limanının bulunduğu ülkenin de belirtilmesinde fayda görüyoruz. Eğer tahliye limanından sonra bir iç taşıma talep ediliyorsa, taşınacak nihai nokta da mutlaka belirtilmelidir.

5- GEMİ ADI VE SEFER NO'SU; Satış temsilcilerimiz ile görüşürken malınızı taşıyacak olan gemi adı ve seferi mutlaka sizlere verilecektir. Aynı zamanda sizlere konteyner tahsis edildiğinde de, ilgili bildirim formu üzerinde bu bilgiler bulunacaktır. Bu bilgiler mutlaka yükleme talimatı üzerinde bulunmalıdır. Bu şekilde sizler için yapılacak işlemler çok daha hızlı gerçekleşecektir.

6- KONTEYNER NUMARASI; Taşınacak mal eğer deponuzda yükleniyorsa, konteyner sizlere ulaşmadan numarası mutlaka bir form ile tarafınıza bildirilecektir. Eğer tarafınızdan deponuza aynı anda birden çok konteyner gönderildi ise ve bunlar farklı tahliye limanlarına ya da farklı müşterilere gidecekse, çok dikkatli olmak gerekir. Her konteynerin doğru yükleme talimatına yazıldığına özen gösterilmelidir. Bilinmelidir ki bu tür basit hatalar, müşteri açısından çok yüksek masraflara neden olmakta ve malların teslimi oldukça gecikebilmektedir.

7- NAVLUN ÖDEME ŞEKLİ; Navlunun nerede ve kim tarafından ödeneceği mutlaka belirtilmelidir.Bu belirtilirken tarafınızdan yapılacak ödemelerin ( navlun +masraf) hangi firmaya fatura edileceğinin de not olarak bildirilmesini öneririz.

8- KİLO, PARÇA, MAL CİNSİ; Yükleme talimatlarında kilo, ambalaj adedi ve mal cinsi (İngilizce olarak) belirtilmek zorundadır. Bu bilgilerin beyanname bilgileri ile kesinlikle birebir aynı olması gerekir. Eğer bir farklılık varsa bu yanlışlık, malın ihracatını engelleyecektir. Mal tanımı genel tanım (çeşitli gıda, çeşitli ev eşyası vb) olmamalıdır. Mal ne ise, anlaşılır şekilde genel tanımlamaları belirtilmelidir.
Aynı yere birden çok konteyner yüklemelerinde, konteyner başına düşen parça ve kilo dağılımı mutlaka bizlere bildirilmelidir. Eğer yüklemeniz liman sahasında gerçekleşiyorsa, tarafınıza yükleme sonrası verilecek olan konteyner numaraları ile birlikte, parça kilo dağılımlarının da belirtilmesi gerekir. Yükleme deponuzda yapılıyorsa, yüklemenin bitiminde bu bilgiler tarafımıza gönderilmelidir.

9- AKREDİTİF NO VE AÇIKLAMALARI; Akreditifli işlemlerde konişmento üzerinde akreditif gereği bulunması gereken bilgiler vardır (örneğin akreditif numarası vb). Bir de akreditifte düzenlenecek olan taşıma senedi için özel notlar olabilir; onların da yükleme talimatında bulunması sizlerin yararına olacaktır.

10- ORİJİNAL SAYISI; Genelde taşıma acenteleri, aksi belirtilmediği sürece taşıma senedini (3/3 FULL SET) üç orijinal ve üç suret şeklinde düzenlerler. Eğer bundan farklı sayıda talebiniz olacaksa, bunun mutlaka belirtilmesi gereklidir.

11- TEYİDLEŞİLECEK KİŞİ VE FAKS/ ELEKTRONİK POSTA ADRESİ; Tarafımızca düzenlenen konşimentoların taslakları, kontrol etmeniz için sizlere iletilecektir. Bunların kime ve ne şekilde iletileceklerinin bilgileri mutlaka yükleme talimatı üzerinde belirtilmelidir.Bu sayede düzenlenecek taşıma senedi en doğru şekilde elinizde olacak ve mal bedelini tahsil etmede gecikme yaşanmayacaktır.

12- TEHLİKELİ KARGO VE DONDURULMUŞ KARGO BİLGİLERİ; Eğer yükünüz uluslar arası standartlarda tehlikeli sınıfa giriyorsa (örneğin barut, asit, silah vb), bunların bizim tarafımıza bildirilmesi gereklidir. Bu bilgi yükleme talimatında da IMO standart bilgileri ile ve tarafınızca düzenlenecek deklarasyon formu ile bize iletilmelidir. Ayrıca özel donanımlı konteyner ile dondurulmuş gıda taşıtıyorsanız, bu mallara ait özel bilgilerin de bizlere ulaştırılması (çalıştırma / donma derecesi) gerekmektedir.